V závislosti na konkrétní situaci o vás můžeme zpracovávat zejména následující kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje (jméno a příjmení),
• kontaktní údaje (telefon, e‑mail, poštovní adresa),
• adresu místa, kde je poskytován servis (např. adresa domácnosti),
• údaje o spotřebiči (značka, typ, výrobní číslo, popis závady, datum instalace či nákupu, záruční údaje),
• údaje o zakázkách a jejich průběhu (termíny, rozsah prací, ceny, platební údaje v nutném rozsahu),
• technické údaje z návštěvy webu (IP adresa, typ prohlížeče, soubory cookies a podobné identifikátory).

Osobní údaje zpracováváme zejména za těmito účely:

• vyřízení vaší poptávky či objednávky servisu,
• uzavření a plnění smlouvy o poskytnutí servisu,
• vedení evidence zakázek a související komunikace,
• plnění zákonných povinností (např. daňové a účetní předpisy),
• ochrana práv a oprávněných zájmů správce (např. uplatnění právních nároků),
• zajištění provozu a bezpečnosti webových stránek a zlepšování jejich fungování.

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím kontaktního formuláře na webu, e‑mailem nebo telefonicky, zpracováváme údaje, které nám sdělíte, zejména jméno, kontaktní údaje a informace o požadovaném servisu či závadě spotřebiče.

Tyto údaje využíváme k tomu, abychom vás mohli kontaktovat s nabídkou termínu, upřesnit podrobnosti zakázky a následně provést sjednané práce. Údaje dále používáme k vystavení souvisejících dokladů (zakázkový list, faktura) a k vedení interní evidence zakázek.

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je nezbytně potřebují pro plnění pracovních či smluvních povinností (správce a případně jeho spolupracovníci či smluvní partneři). Se všemi těmito osobami je zachována povinnost mlčenlivosti.

Doba uchování těchto údajů je blíže popsána v sekci „Doba uchování osobních údajů“ níže.

Na našich webových stránkách používáme soubory cookies a podobné technologie, které nám pomáhají zajistit jejich správné fungování a případně zlepšovat jejich uživatelskou přívětivost.

Typicky rozlišujeme tyto kategorie cookies:

• Technické (nezbytné) cookies – zajišťují základní fungování webu (zobrazení stránek, navigace, bezpečnost). Bez nich by stránky nemohly správně fungovat. Tyto cookies se zpracovávají na základě našeho oprávněného zájmu a není možné je vypnout.
• Preferenční a funkční cookies – pomáhají si zapamatovat vaše nastavení (např. jazyk, zvolená oblast apod.), aby pro vás byl web pohodlnější.
• Analytické cookies – umožňují nám získat základní statistické informace o používání webu (např. počet návštěv, které stránky jsou nejčastěji navštěvované). Údaje jsou zpracovávány v agregované podobě, bez identifikace konkrétní osoby.

Nastavení používání cookies můžete obvykle upravit přímo ve svém internetovém prohlížeči – například povolit nebo zakázat ukládání cookies, mazat již uložené cookies nebo nastavit blokování cookies pro vybrané weby. Konkrétní postup najdete v nápovědě vašeho prohlížeče.

Vaše osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu zpřístupnit dalším subjektům, které pro nás zajišťují některé služby. Typicky se jedná zejména o:

• poskytovatele účetních a daňových služeb,
• poskytovatele IT služeb a správy webu,
• případné další odborné poradce (např. právní zástupce při uplatňování právních nároků).

Se všemi těmito subjekty máme uzavřeny odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů, které zajišťují ochranu vašich údajů v souladu s GDPR.

Osobní údaje zásadně nepředáváme do třetích zemí mimo Evropskou unii či Evropský hospodářský prostor. Pokud by k takovému předání výjimečně došlo, proběhne vždy pouze při zajištění odpovídající úrovně ochrany podle požadavků GDPR.

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro daný účel zpracování, případně po dobu stanovenou právními předpisy. Konkrétně zejména:

• údaje související s konkrétní zakázkou uchováváme po dobu trvání zakázky a následně po dobu nezbytnou pro ochranu našich práv a pro vyřízení případných reklamací,
• údaje na daňových dokladech a v účetnictví uchováváme po dobu vyžadovanou daňovými a účetními předpisy (obvykle 5–10 let od konce zdaňovacího období),
• údaje z běžné komunikace, která nevedla k uzavření smlouvy, uchováváme po omezenou dobu potřebnou k vyřízení vašeho dotazu (zpravidla nejdéle 6 měsíců),
• údaje zpracovávané na základě vašeho souhlasu uchováváme do odvolání souhlasu nebo do uplynutí doby, pro kterou byl souhlas udělen.

Po uplynutí příslušných lhůt jsou osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány.

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva:

• Právo na přístup – můžete od nás požadovat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a získat kopii zpracovávaných údajů.
• Právo na opravu – pokud jsou vaše údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.
• Právo na výmaz – v určitých případech můžete požadovat, abychom vaše osobní údaje vymazali (např. pokud již nejsou potřebné pro daný účel nebo bylo zpracování nezákonné).
• Právo na omezení zpracování – v některých situacích můžete požadovat, abychom dočasně omezili zpracování vašich údajů.
• Právo vznést námitku – proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu můžete podat námitku; zpracování pak ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody.
• Právo na přenositelnost údajů – v případech, kdy zpracování probíhá na základě souhlasu nebo smlouvy a automatizovaně, můžete požadovat poskytnutí údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu nebo jejich předání jinému správci.
• Právo odvolat souhlas – pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, a to s účinky do budoucna.
• Právo podat stížnost – pokud se domníváte, že dochází k porušení vašich práv, můžete podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Bližší informace o uplatnění práv najdete v následující sekci.

Osobní údaje zpracováváme s využitím přiměřených technických a organizačních opatření, která odpovídají úrovni rizika a současnému stavu techniky.

Patří sem zejména:

• používání zabezpečeného softwaru a aktualizovaných systémů,
• přístup k údajům pouze pro oprávněné osoby,
• vhodné nastavení hesel a řízení přístupových oprávnění,
• zálohování důležitých dat a kontrola funkčnosti záloh,
• fyzické zabezpečení zařízení obsahujících osobní údaje.

Přijatá opatření pravidelně vyhodnocujeme a podle potřeby aktualizujeme, aby odpovídala reálným rizikům a technickému vývoji.

Svá práva v oblasti ochrany osobních údajů můžete uplatnit kdykoli prostřednictvím následujících kontaktů:

Elkosat technology servis
e‑mail pro záležitosti ochrany osobních údajů: elkosat@elkosat.cz
poštovní adresa: Elkosat technology servis, Úlice 22, 330 34

V žádosti prosím uveďte své jméno, kontaktní údaje a stručný popis, jaké právo chcete uplatnit a jak se vaše žádost týká našich zpracování osobních údajů. Na vaše podání odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději však ve lhůtách stanovených GDPR.

Tento dokument je účinný ode dne jeho zveřejnění na našich webových stránkách a může být průběžně aktualizován, zejména v souvislosti se změnami poskytovaných služeb nebo právních předpisů v oblasti ochrany osobních údajů.

Aktuální verze zásad ochrany osobních údajů je vždy dostupná na adrese www.elkosat.cz. Doporučujeme vám proto tento dokument průběžně sledovat.

Pokud by došlo k podstatným změnám ve způsobu zpracování vašich osobních údajů, budeme vás o tom přiměřeným způsobem informovat.